Quien quiera trabajar en una empresa debe conocer las funciones principales de oficina que domina un buen empleado.
Éstas son el conjunto de habilidades administrativas que son necesarias para que la empresa marche bien y que tienen que ver con la organización de las labores para mejorar la eficiencia.
En las solicitudes de empleo le pueden preguntar por las funciones de oficina que domina un empleado y es importante que se dé cuenta si ha adquirido alguna de estas destrezas para que las ofrezca en su currículo como fortaleza, para que se auto-evalúe o para que se esfuerce en desarrollarlas.
Vamos a hablar de algunas de ellas.
12 Funciones de oficina básicas que domina un buen empleado
Si quieres ser un buen empleado, debes saber que en general estas son las funciones de oficina que domina un empleado conectado efectivamente con su trabajo.
1. Recepción
Es la habilidad de recibir de manera cordial a las personas que ingresan de manera presencial a la empresa y brindarle la información veraz y oportuna que resuelve su requerimiento al estar allí.
Hay que tener en cuenta que este puede ser el primer contacto que tiene una persona cuando llega por primera vez a una empresa, por lo que es importante que genere buena imagen.
2. Atención al cliente
En esta labor se atiende física o remotamente a los clientes con dudas o reclamos sobre los productos y servicios que ofrece la empresa. Se debe tener un conocimiento amplio sobre lo que se ofrece y sobre el equipo de trabajo para garantizar la satisfacción del cliente.
3. Atención telefónica
La atención telefónica es otro de los frentes que requiere atender una empresa ya que es el medio de comunicación con los clientes externos, proveedores e incluso para comunicarse internamente sin tener que desplazarse hacia los diferentes puestos de trabajo.
Para realizarlo bien es importante tener una adecuada vocalización, lenguaje apropiado, moderar el volumen y la calidez de la voz, seguir el protocolo de atención de la empresa, ya que no se representa a sí mismo.
También es importante que se tome nota de la mayor cantidad de información posible de las personas que llaman, pues esto permite un adecuado banco de datos.
4. Documentación
Esta función consiste en revisar los documentos que se generan en la empresa, clasificarlos y archivarlos de manera ordenada, de acuerdo con un protocolo, lo cual facilita que, ante la necesidad de documentar cualquier movimiento de la empresa, se tenga claridad sobre dónde encontrar la información pertinente.
5. Manejo de la correspondencia electrónica
Esta función es la de revisar el correo corporativo y dar respuesta a lo que llega por esta vía, además de redistribuir la información para dar solución a lo requerido haciendo llegar los casos a cada área, según corresponda, y hacer seguimiento de los mismos.
También se usa para crear encuestas, enviar mensajes de motivación, cumpleaños, felicitaciones o resolver asuntos internos, como la solicitud de informes de otras áreas que se complementan entre sí.
6. Elaboración de informes
Casi todo lo que se realiza en las empresas exige ser documentado y esto se lleva a cabo mediante la generación de informes que den cuenta de la labor, para lo se debe contar con habilidades de redacción, ortografía, capacidad de síntesis y de dar cuenta sobre el trabajo de otros cuando se hace en equipo, como de sintetizar lo que se dice en las juntas.
7. Manejo de equipos de oficina
De acuerdo con la labor que desempeñe la empresa puede requerirse el dominio de diferentes tipos de equipos de oficina, los más comunes son las impresoras, fotocopiadoras, escáner, máquinas de fax, entre otros.
Aunque cada equipo puede tener formas de operación distintas, es importante estar familiarizado con ellos.
8. Informática
En la actualidad casi todo el trabajo de oficina está digitalizado. Los empleados de hoy deben conocer el uso básico de una computadora, además de los programas más comunes con que se operan, como son Word, Excel, Power Point.
También puede ser relevante el manejo de redes sociales para estar atentos a clientes que se puedan captar por estas vías e igualmente para enviar recordatorios de los productos que se ofertan, publicitar, ofrecer servicios o hacer seguimiento de la satisfacción de los clientes.
Se valora de manera extra el manejo de programas de edición de audio, imágenes, vídeo o diseño de software que pueden ser relevantes para hacer llegar a los empleados algunos mensajes de recordación de políticas empresariales que fortalezcan la imagen corporativa.
9. Planificación
Una de las funciones más importantes en una empresa es la de planificar estrategias para lo que se lleve a cabo dentro de la oferta de bienes o servicios, poner metas y verificar que se cumplan, pero además esta habilidad también es necesaria en el día a día de cualquier empleo, permite la eficiencia en el uso del tiempo.
10. Programar reuniones
El trabajo en equipo es de suma importancia dentro de cualquier organización, para esto hace falta que las personas tengan la habilidad para convocar a reuniones que permiten evaluar la labor, exponer nuevas ideas, elaborar estrategias de mercado, hacer consenso sobre las decisiones que se toman y evaluar la satisfacción interna y externa, entre otros.
La persona que se encargue de esta función debe poseer capacidad de liderazgo, ser oportuna y cuidadosa para que el equipo coopere y vea en ello una oportunidad y no un compromiso eludible.
11. Gestión del área financiera
Dentro de una compañía hay personas que deben estar atentas a que el dinero circule por todo el ciclo productivo, desde la compra de insumos para la fabricación de productos hasta la venta y la reinversión.
Estas personas deben llevar un control estricto y documentado de todos los movimientos: facturas de compras, ventas, y estar atentas a que se realicen estos procesos a tiempo.
12. Logística
La logística es la organización previa de los movimientos de bienes y dinero al interior de la empresa. Incluye el desplazamiento de productos de los centros de producción a los de distribución y sus destinos finales. Requiere coordinación y trabajo en equipo para que no se corte ningún eslabón en la cadena de producción y servicio.
También debe velar porque estén los insumos necesarios en cada puesto de trabajo como son: papelería, tinta para impresoras, materias primas, etc.
En general, estas son las funciones de oficina que domina un buen empleado. Si te gusta el tema administrativo, te encantará leer: Juegos de poder en las empresas ¿Qué son y por qué se producen?
Referencias bibliográficas
Díaz Pampín, F. J., & Vázquez Bravo, O. (2017). Oficina Técnica.
Garay Pereira, M. (1966). La reforma administrativa para los fines del desarrollo: la oficina central de personal; bases de su creación y sus principales funciones.
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Sánchez Cueva, J. A. (2017). Funciones desempeñadas como técnico en contrataciones en la oficina de administración-logística del organismo de evaluación y fiscalización ambiental-OEFA, periodo 2014-2016.