Gestión del tiempo: Los 4 cuadrantes de Stephen Covey

La gestión del tiempo es mucho más que escribir una serie de tareas en un cuaderno e ir tachándolas conforme las vas completando. La gestión del tiempo es una filosofía de vida. Si adoptas esta filosofía te darás cuenta que el tiempo es elástico.

Podrás hacer con él muchas más cosas de las que realizas en el momento presente. Uno de los autores con mayor reconocimiento mundial en la gestión del tiempo es Stephen Covey.

Covey ha desarrollado una herramienta muy famosa denominada «Los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo». Se trata simplemente de una matriz dividida en 4 cuadrantes.

A continuación pasaré a explicar el contenido de cada uno de esos cuadrantes.

Los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo

cuadrantes gestion del tiempo

1º Cuadrante de la gestión del tiempo

Este cuadrante se compone de todas aquellas cosas que son importantes y urgentes.

Son tareas que no pueden ser pospuestas debido a lo urgente de su naturaleza.

Son tareas que tienes que solucionar cuanto antes dejando de lado cualquier otra cosa que estuvieras haciendo en ese momento.

Como ejemplo tenemos prácticamente cualquier accidente o tarea doméstica: el frigorífico deja de funcionar, se nos queda la llave dentro de la cerradura, etc.

2º Cuadrante de la gestión del tiempo

Se compone de aquellas cosas que no son urgentes pero sí importantes.

Aquí encontramos la planificación, la salud, el bienestar etc. Son tareas que no son urgentes en el corto plazo pero sí que tienen una gran importancia a largo plazo.

Establecer una planificación de estudio a falta de 4 meses para los exámenes no es una cosa de extrema urgencia. Sin embargo, conviene hacerlo cuanto antes ya que tiene una gran importancia.

Del mismo modo no es cuestión de vida o muerte practicar hoy mismo algo de deporte, sin embargo adquirir el hábito de realizar ejercicio tiene una gran importancia a largo plazo.

3º Cuadrante de la gestión del tiempo

Aquí encontramos aquellas cosas que no son importantes pero sí urgentes.

Tanto las interrupciones como las llamadas imprevistas forman parte de este cuadrante.

También encontramos cualquiera de las tareas superfluas que tu jefe decide encomendarte en lugar de realizarlas él mismo. Seguro que encuentras múltiples ejemplos.

4º Cuadrante de la gestión del tiempo

Todo aquello que no es importante y tampoco es urgente.

Stephen Covey sostiene que este es el cuadrante inútil. No hay nada importante aquí, de lo contrario formaría parte del cuadrante 2.

Como por ejemplo ver la TV, perder el tiempo en Facebook, consultar el correo cada 10 minutos, etc.

Si organizas tu agenda utilizando estos cuadrantes comprobarás que existe una tendencia a meterlo todo en el 1º y 3º cuadrante. Es decir, todo es importante y urgente o no es importante pero sí urgente. Siendo esto así, parece que tenemos una predisposición a considerar que todo lo que nos sucede es urgente.

Como consecuencia sufrimos de estrés y cansancio. Además nos enfocamos en el corto plazo sin posibilidad de planificar un largo plazo más estructurado. Cuando ya no podemos más pasamos al 4º cuadrante en busca de distracción.

Nos pasamos la vida saltando entre el 1º, 3º y 4º cuadrante sin apenas tiempo para el 2º cuadrante. Es en este cuadrante donde se esconde la felicidad.

Céntrate en el 2º Cuadrante

Si por un momento nos sentamos y pensamos cuidadosamente en cada una de nuestras tareas, seguro que podremos realizar un reparto más equitativo entre los 4 cuadrantes. De esta manera encontraremos más tiempo que invertir dentro del 2º cuadrante.

Si nos centramos en el 2º cuadrante observaremos un gran incremento en nuestra productividad. Además también veremos un descenso de las tareas que forman parte del cuadrante 1.

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Isidro Migallón
Psicólogo y Especialista en Marketing Online. Creador y director de contenidos de Psicocode.

16 comentarios en «Gestión del tiempo: Los 4 cuadrantes de Stephen Covey»

  1. Excelente artículo resumido, fundamental para saber cómo debemos organizar el tiempo de una forma efectiva, sin caer en la improvisación que sólo produce estrés y frustración.
    ¡Gracias, gran aporte para los que estudiamos psicología!

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  2. Hola, Isidro!
    Excelente post para un tema que no debemos olvidar.
    Pienso que el principal problema a la hora de aplicarlo es distinguir entre las cosas urgentes, cuáles son importantes. Y es que, ante su urgencia, podemos pecar de falta de reflexión y creer que son importantes aquellas que no lo son. Y para no caer en esto debemos tener bien clara nuestra meta y establecido, aunque sea de manera amplia, qué tipo de asuntos tendrán un impacto significativo.
    Para compartir.
    Muchas gracias y un abrazo grande!

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  3. Debo admitir que actualmente tengo dificultades para la organización de mi tiempo y cuales tareas tienen mayor relevancia; considero que mucha de nuestra energía durante el día la gastamos en cosas sin importancia, o bien, la podríamos aprovechar para algo mas estimulante que potencialice nuestras habilidades.
    Estos son hábitos los cuales sin tiempo y dedicación nunca se consolidaran en nuestra personalidad.

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  4. Qué bueno recordarlo Isidro!
    Sin duda ese libro cambió mi vida y creo que todo el mundo debería entender esto que has escrito.
    Pasarnos tiempo en lo urgente o lo que es peor en cosas sin importancia consume nuestra experiencia en la vida, por eso es tan útil el modelo que planteó Stephen Covey.
    De hecho yo uso la hoja de planificación semanal que indica en el libro porque es verdaderamente efectiva.
    Un abrazo!
    Álvaro

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  5. Sublime! Con el paso del tiempo uno aprende lo valioso que es el tiempo, y saber gestionar el mismo y sacarle partido es de suma importancia.
    El artículo es muy orientativo.

    He dado con esta web de pura casualidad y después de leer varios artículos me he dado cuenta de que ha sido un golpe de suerte.

    Ánimo! me parece una labor muy bonita la que haces.

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  6. Por lo que veo, el cuadrante esta vinculado al pensamiento lógigo y racional. La gran pregunta es, cómo se sabe lo que es verdaderamente importante o urgente? la vida nos lleva a un ritmo frenetico en el cual los heurísticos de accesibilidad o representatividad nos llevan a pensamientos que solemos tener diariamente, pero eso no quiere decir que dichos pensamientos sean los correctos, pero sn embargo son los que con más probabilidad tienen a ser elegidos.
    A mi manera de ver, antes de llevar a cabo dicho cuadrante tendremos que hacer una fase de reflexión para saber ubicar cada cosa en su sitio con un minimo margen de error.

    De todas maneras lo veo muy productivo.

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