¿Trabajar desde casa? 6 consejos básicos para adaptarte

«Improvisar es divertido, pero me quedo con el bienestar, el equilibrio y la libertad que me da la organización.»

Es una frase con la que acabo mis talleres y charlas sobre organización, y creo que en estos días es clave.

La palabra “divertido” no es precisamente la adecuada en esta ocasión. La improvisación a la que nos hemos visto sometidos tanto a nivel personal como laboral a causa de este virus, no es divertida. Se pueden utilizar otros adjetivos como caótica, estresante, preocupante, surrealista, pero no divertida.

La buena noticia es que vamos a descubrir nuevas formas de trabajar, nuevos retos, nuevas oportunidades de hacer cosas que, por el continuo movimiento del día a día, no tenemos nunca tiempo ni ocasión de hacer. Porque siempre hay algo que hacer.

Pues sí, esas cosas se van a quedar al margen y no nos queda más remedio que vivir con nuestra familia y en nuestro hogar 24 horas al día. Mezclando familia y trabajo.

Y para poder llevar todo esto de la mejor forma posible, es imprescindible la organización. Aquí no cabe la improvisación, a no ser que sea para improvisar un juego o una actividad en familia. Para lo demás necesitamos organización tanto a nivel personal como laboral.

Yo soy de esas personas “afortunadas” que trabajan desde casa, por lo que esta situación no me produce ningún cambio a nivel laboral. Y precisamente porque estoy acostumbrada a este tipo de vida, quiero aportar mi granito de arena con hábitos e ideas que a mi me sirven cada día, y que si no trabajas en casa, ni te los planteas.

Espero que te sirvan mis ideas tanto a nivel personal como laboral.

  • Hábitos personales
  • Intenta que esté todo lo más ordenado y recogido posible, pero, como diría mi amiga Ana Samper, no tengas miedo al desorden.

Al estar más gente en casa más horas de las habituales, es inevitable que cueste más tener todo ordenado, pero con un poco de disciplina, y rutinas de recoger cada uno lo suyo, no llegará a irse de las manos.

Hay un par de detalles que a mí me sirven cada día, y me da sensación de orden, para que no parezca que todo es un desastre cuando llega el fín de semana y todos nos relajamos un poco.

  • Hacer las camas
  • Sacar las cosas del lavavajillas a primera hora (lo ponemos siempre por la noche)

Y ahora voy a pasar a explicar cada uno de los 6 puntos que considero esenciales para estos días.

1. No trabajes en pijama

Lo habrás escuchado ya pero yo te lo repito. No trabajes en pijama. Sé que es tentador, no tienes que salir a trabajar, nadie te ve, me quedo en pijama. Error.

Tu mente tiene que asociar que vas a empezar la actividad a tu hora de siempre, que te vas a asear y vestir de forma normal para que tu cerebro se active. Si no lo haces así y te quedas en pijama todo el día, tu mente se relajará, no avanzarás y será todo aún más caótico de lo que ya implica esta situación.

Quizá el primer día te hace ilusión hacerlo, o algún día suelto. Levantarte sin tener que ir a ningún sitio, cogerte un cafetito junto al ordenador y ponerte música puede ser muy agradable y satisfactorio. Pero no lo tomes como costumbre, no saldrá bien.

2. Lugar de trabajo en casa

Esta es la parte más difícil en muchas ocasiones. Si no estás acostumbrado a trabajar en casa, no tienes “tu sitio”. Pues es un buen momento para encontrar un hueco, idear un rincón, tu rincón.

Una mesa que hace tiempo que no usabas y que has encontrado un hueco en un lugar de tu habitación o del comedor, la terraza, un rincón de la cocina, quizá los niños te puedan hacer un hueco en su escritorio. Tómalo con ilusión, como una nueva etapa, una oportunidad de aprender una nueva forma de trabajar.

3. Planifica las comidas y la lista de la compra

En muchas casas, sobre todo si hay niños y se quedan en el comedor escolar, el  menú diario no es demasiado problema, porque las comidas de los adultos se improvisan o nos comemos cualquier cosa, o comemos en una cafetería.

Sólo hay que pensar normalmente las cenas. Pero ahora, necesitamos comer, almorzar, merendar, cenar, y no se va a poder ir a comprar tan a la ligera, o por lo menos no es conveniente.

Así que es imprescindible, y te va a quitar muchos dolores de cabeza, el hacer un menú semanal para hacer una lista de la compra que se acomode a tus necesidades y no te excedas en comprar cosas innecesarias y que acaben con el abastecimiento de los supermercados, tal y como hemos visto estos días en muchos lugares.

4. Aprende a saber el tiempo que te ocupan las tareas

Seguramente no te paras en tu día a día a controlar cuánto te ocupan tus tareas, tanto laborales como personales.

No te fijas por ejemplo en cuánto tardas en recoger el lavavajillas, o en recoger la ropa del tendedero, o en el campo laboral, cuanto tardas en redactar un informe, en crear una factura, en enviar un correo electrónico, en atender una llamada… Pues para que puedas combinar ambas cosas, es importante que te fijes.

Desde que te levantas por la mañana hasta que te vayas a tu puesto de trabajo (mesa del comedor, la terraza de tu casa)  hemos dicho que empieces el día organizando un poco la casa, aseándote… ¿por qué es importante hacer esto?

Cuando te vas a trabajar normalmente, no le damos mucha importancia a cómo se queda la casa. Llevas a los niños al colegio, tú te vas a trabajar, y cuando vuelvas, Dios dirá, ya recogeré tranquilamente.

Pero si no te vas a ir a ningún sitio, vas a vivir con tu casa, mejor dicho, convivir con tu casa las 24 horas y es necesario que la veas recogida, o lo que para ti significa recogida, para que no estés viendo excesivo desorden mientras trabajas. Ya que te va a producir intranquilidad.

Así que si sabes cuánto tiempo te ocupan las tareas que para ti son básicas para sentir que tienes todo controlado (por ejemplo en mi caso sería lavavajillas, cocina recogida, comedor recogido y camas), sabrás con cuánto tiempo de antelación te tienes que levantar para que tu horario de trabajo sea lo más normalizado posible.

5. Haz algo de ejercicio

Estos días hay videos que destacan el humor español ante cualquier situación, por dura que sea, y los vídeos de hacer deporte recorriendo los pasillos de las casas, o dando vueltas a los comedores son bastante típicos.

Pero no están muy alejados de las recomendaciones que se hacen. Y es que en poco espacio seguro que podemos hacer algo de ejercicio para despejar la mente y que sea mejor pasar tantas horas en casa.

Para mí lo mejor, bailar a lo loco la canción que más te guste, y si puede ser en familia mucho mejor.

6. Control de gestión de equipos

Ya no vais a estar juntos en una oficina, ya no os podéis comunicar con una simple palabra, hay que utilizar métodos de comunicación eficaces. ¿Esto qué significa? Que tengáis claro cuál va a ser vuestro método de comunicación. Whatsapp, Telegram, Slack, correo, teléfono…

En cualquier caso, algo que estéis todos atentos a la vez de los mensajes que se reciban, para que todos tengan la tranquilidad de que si, por ejemplo, hacéis un grupo de Whatsapp, los mensajes que se pongan van a ser vistos por todos de forma inmediata o por lo menos en un breve periodo de tiempo (en este caso por ejemplo lo más adecuado sería utilizar Whatsapp Web en el ordenador, es mucho más ágil que en el móvil) Se trata de ofrecer confianza entre los miembros del equipo y tener responsabilidad.

Herramientas en la nube

Si hasta ahora no lo hacíais, utilizad herramientas en la nube. Por ejemplo utilizad Drive para tener archivos importantes compartidos. En este caso, lo ideal es haber preparado un Drive compartido con todos los del equipo, con carpetas clasificadas según la naturaleza de los documentos o según el departamento, para que todos puedan acceder desde cualquier lugar.

No vas a ponerte a subir todo de repente a la nube, pero seguro que utilizas siempre los mismos documentos (plantillas de presupuestos, de facturas, de publicidad a los clientes, excel de contabilidad… )

Te va a servir para ordenar y clasificar los archivos que tienes más importantes. Es como hacer una limpieza del trastero de tu casa, si te fijas, vas a ver qué es lo realmente importante.

Seguimiento de procesos

Una herramienta de seguimiento de procesos para saber en qué punto están las tareas también va a ser fundamental para que todo el mundo sepa en qué punto están las tareas, sin necesidad de estar preguntando a cada momento por mensajes o por llamadas de teléfono. Hay muchas en este sentido como Asana, pero en mi día a día, mi herramienta estrella es Trello.

Reuniones

Con estas herramientas de seguimiento de procesos, las reuniones se van a limitar y van a poder hacerse de forma virtual y seguro que van a ser mucho más productivas.

Puedes utilizar Skype, Teams de Microsoft, o Zoom. Esta última tiene un límite de 40 minutos para reuniones de 3 o más personas con su Plan Básico gratuito, algo que no está nada mal para que sepas que el tiempo de la reunión no va a superar los 40 minutos.

Otra aplicación que funciona muy bien, gratuita y para hacer videoconferencias con varias personas es Jitsi Meet, y sin límites de minutos. Puedes compartir pantalla, videos de youtube o hacer Video Streaming.

Los cambios nos traen nuevos aprendizajes y reflexiones. Y el secreto de superar todo esto es la capacidad que tenemos los seres humanos de adaptarnos.

Con un poco de ayuda, colaboración, disciplina y responsabilidad todo sale adelante.

Alicia Filíu Birlanga
Estadística de carrera, trabajadora durante años en departamentos de coordinación, atención al cliente y administración.

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