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El primer paso para aumentar la productividad laboral consiste en identificar todo aquello que nos genere interrupciones. A continuación señalaré las 3 principales fuentes de interrupciones que puede sufrir un trabajador y las distintas maneras de evitarlas:
3 Factores que limitan nuestra productividad laboral
1. Vendedores comerciales
Los vendedores comerciales, o más comúnmente conocidos como “comerciales”, son aquellas personas que tratan de vender sus productos a tu empresa. Dependiendo del cargo que ostentes, posiblemente tengas tú que tratar con ellos. El primer contacto comercial puede producirse de dos maneras distintas:
A) Telefónicamente
El vendedor contacta contigo telefónicamente para programar una cita en persona. Si no estás interesado en el producto que ofrece, lo mejor es ser sincero y decir que no estás interesado, (este punto lo trataré más adelante).
Si por el contrario piensas que el producto en cuestión puede resultar interesante para tu empresa entonces programas una cita. En mi caso trabajo en el departamento de marketing de un grupo inmobiliario,por esta razón cuando recibo alguna llamada relacionada con alguna imprenta barata o con formatos de impresión novedosos, entonces programo una cita porque considero que es un producto adecuado para mi empresa.
La experiencia me ha demostrado que el mejor momento para programar una cita es a primera hora de la mañana. De esta manera evitarás que tanto al comercial como a ti os surjan imprevistos a lo largo del día que hagan que la reunión se retrase y por lo tanto pierdas tiempo.
La única excusa para llegar tarde a una cita programada a primera hora de la mañana es decir que nos hemos quedado durmiendo. Utilizar esta excusa denota falta de profesionalidad por lo tanto siempre se llega puntual. Por el contrario, una cita a mediodía puede verse retrasada por una reunión que se ha alargado más de la cuenta, cuestiones de tráfico, etc.
Las excusas para las citas que no son a primera hora son muy variadas y fáciles de utilizar. Además no están reñidas con la profesionalidad (“he estado tan ocupado que me ha sido imposible llegar antes”). Sin embargo no estás aquí para valorar la profesionalidad del vendedor sino para aumentar tu productividad
Recuerda: si quieres evitar excusas programa tus citas a primera hora.
B) Mediante “venta fría”
La venta fría consiste en que el comercial se presenta directamente en tu empresa sin haber programado una cita. Ante esta situación soy completamente intransigente y emplazo al comercial a que me contacte telefónicamente para programar la cita.
Tu tiempo no puede estar a la disposición de cualquier empresa que decida abrir tu puerta y venderte sus productos. Eres tú quien decide cómo disponer de tu tiempo.
Una vez que has programado la cita debes darle tu número de teléfono directo al comercial y además pedirle el suyo. De esta manera cualquiera de los dos podrá ser contactado en caso de que haya un retraso por la otra parte. Más de una vez he estado esperando a algún comercial que no ha podido llegar a tiempo a la reunión y por no haberle dado mi número de teléfono no ha podido avisarme.
Durante el desarrollo de la cita pueden ocurrir dos cosas:
- Te interesa el producto que te ofrece. En ese caso caso no hay más que hablar. Probablemente sea el inicio de una gran relación comercial beneficiosa para ambas partes.
- No te interesa el producto que te ofrece. Aquí es donde es necesario llevar cuidado. Hay que ser lo más claro posible y decir que el producto no te interesa.
Existen dos barreras que nos impiden transmitir este mensaje con la suficiente claridad:
Barrera 1 que limita nuestra productividad laboral: Necesidad de agradar.
La mayoría de los seres humanos tenemos una tendencia innata en tratar de agradar al prójimo. Esto tiene una explicación biológica y adaptativa muy clara: si nuestros ancestros se hubiesen dedicado a cabrear a todo bicho viviente probablemente la raza humana no habría llegado muy lejos.
De manera inconsciente nosotros perpetuamos esta tendencia a día de hoy y tratamos de hacer que la persona que tenemos delante se sienta bien, venda lo que venda y sin que represente una amenaza para nuestra supervivencia. Por esta razón en lugar de ser claros y sinceros recurrimos a las evasivas del tipo “tengo que verlo con mis superiores…”, “en este momento no tenemos presupuesto pero quizá en un par de meses pueda darle una respuesta…”, “déjeme estudiarlo con más detenimiento y le llamo…” y un largo etcétera.
Barrera 2 que limita nuestra productividad laboral: Exceso de empatía.
La empatía se define como la capacidad cognitiva de percibir en un contexto común lo que el otro individuo puede sentir. La empatía es básica para la comunicación humana, sin embargo un exceso (tanto como un defecto) de la misma, puede hacernos perder perspectiva sobre cual es la posición que ocupamos dentro de una negociación comercial.
Es decir, si nos ponemos en el lugar del comercial y pensamos en la cantidad de respuestas negativas que puede ir sufriendo durante el desempeño de su actividad profesional, probablemente seamos reacios a darle una nueva y rotunda negativa.
Es necesario que superemos estas dos barreras si queremos que nuestra negativa sea captada a la perfección. El comercial se agarrará a un clavo ardiendo ante cualquier atisbo de interés por nuestra parte. Por ello nuestra respuesta debe ser rotunda y no dejar lugar para la ambigüedad. El comercial valorará tu sinceridad y te agradecerá que no le hagas perder el tiempo. Al fin y al cabo el tiempo también es su bien más preciado.
La relación entre el uso de Internet en el trabajo y la productividad es curiosa. Un estudio reciente elaborado por la Universidad de Melbourne señala que aquellas personas que navegan por Internet para distraerse en el trabajo son un 9% más productivos que aquellos compañeros que no lo hacen.
Sí. Has leído bien. El estudio defiende el uso de Internet pero siempre dentro de un tiempo razonable que se cuantifica en torno al 10% de la jornada laboral. Las personas que realizan un pequeño descanso para desconectar luego vuelven al trabajo con más concentración. Sin embargo el problema surge cuando navegar se convierte casi en una adicción.
Las redes sociales han contribuido mucho a ello. Puedes consultar Facebook literalmente cada 2 minutos y siempre encontrarás algo nuevo. Con estas plataformas es difícil no caer en la tentación de navegar más de lo debido. Si crees que por culpa de Internet estás perdiendo demasiado tiempo puedes hablar con el departamento de informática/tecnología y pedirles que te bloqueen el acceso a ciertas páginas. En pocos días tu productividad aumentará y no echarás de menos tus viejos hábitos.
3. Consultar el correo
Me refiero al correo laboral. Consultar el nuevo correo con demasiada frecuencia hace que desconectemos de la tarea que estamos realizando en ese momento y por lo tanto nuestra productividad laboral se reduzca.
Dependiendo de la configuración de correo que tengas, es posible que recibas una señal (sonora o visual) cada vez que recibas un nuevo e-mail. No pierdas más el tiempo y establece una configuración que NO TE AVISE cada vez que entre un nuevo correo. Eres tú quien debe decidir cuándo consultar el correo.
Si dejas activada la señal, cada vez que recibas un correo no podrás evitar la curiosidad por consultarlo y perderás la concentración de lo que estés realizando en ese momento. No es necesario consultar el correo más de 3 veces al día. Puedes incluso establecer horas para ello.
Personalmente sólo consulto el correo nada más entrar (a las 9 de la mañana), luego a media mañana (alrededor de las 12) y por último a las 4 de la tarde. Ningún e-mail es lo suficientemente urgente como para que no pueda esperar 3 horas a ser contestado. De hecho para asuntos realmente urgentes la gente suele utilizar el teléfono en lugar de escribir un correo.
Si alguna vez este sistema te ocasiona algún problema por no haber respondido un mail urgente con rapidez, puedes hablar con la persona que te lo haya enviado para que en lo sucesivo te contacte telefónicamente para urgencias.
En resumen: consulta el correo no más de 3 veces al día y desconecta las señales que te indiquen que tienes correo entrante. Dejar esta señal activada es equivalente a permitir que cualquier persona abra la puerta de tu despacho cuando se le antoje.
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Hola, buen artículo! Pienso que si queremos lograr nuestros objetivos también debemos organizarnos estratégicamente. Una muy buena recomendación es planificar tus actividades el día anterior. ¿Por qué el día anterior? Pues porque tu mente subconsciente se pone a trabajar en tus planes y objetivos mientras duermes, al mismo tiempo despejarás tu mente y dormirás mejor, lo que aumentará tu productividad. Para esto solo necesitas escribir tus pendientes del día siguiente la noche anterior. Y de preferencia hazlo a mano, pues esto cimienta mejor la información en tu mente. Saludos!