A muchas personas les cuesta apuntar lo que tienen que hacer. Esta tarea en ocasiones se puede ver como algo redundante ¿Por qué es necesario escribir las tareas y después hacerlas? ¿No sería más eficiente ponernos manos a la obra y hacerlas de inmediato?
La experiencia muestra que cuando sólo tienes que hacer una cosa, entonces deberías hacerla cuando antes. Sin embargo, si son varias cosas las que tienes pendientes, funcionarás mejor si tienes una lista a mano.
Existen muchos sistemas y tipos de listas porque no a todo el mundo le funciona lo mismo. El método que vamos a contar a continuación te ayudará a aumentar tu productividad y a sacar un gran número de tareas adelante.
Materiales e instrucciones de uso
En primer lugar necesitas un folio. Seguro que tienes alguna libreta olvidada en casa o a medio uso. Pues bien, arranca una hoja y divídela en 9 cuadrículas lo más parecidas posibles. Luego vas recortando cada una de estas cuadrículas hasta tener 9 trocitos de papel.
¿Por qué 9 trocitos de papel?
La experiencia nos ha demostrado que el tamaño de uno de estos trozos es suficiente para resumir de manera esquemática las tareas que debemos realizar al día siguiente.
Por ejemplo, si tienes que escribir un e-mail a X para recordarle Y, únicamente escribirás en una línea “Escribir e-mail a X para recordarle Y”. No es necesario perder tiempo añadiendo más detalles que te harían necesitar un trozo de papel más grande. Recuerda que con este sistema pretendemos aumentar la productividad, por lo tanto todo lo que sea escribir unas palabras de más es completamente innecesario.
Además este tamaño tiene las proporciones ideales para que puedas guardarlo cómodamente en el bolsillo de tu pantalón o en tu cartera sin necesidad de doblarlo.
Si en lugar de usar un folio normal usas uno estilo cartulina, el resultado es mejor pues el papel tendrás más consistencia. Incluso, si te sientes creativo puedes usar cartulinas de distintos colores.
Lo segundo que necesitas es un bolígrafo o rotulador. Puede ser negro, azul, verde, desde los clásicos bolígrafos bic hasta otros más modernos. Y ya está. Eso es todo lo que necesitas.
Probablemente pienses que hay cientos de aplicaciones mucho más interesantes y atractivas que un simple trozo de papel. Tienen colores, estilos, posibilidad de hacer un ranking de relevancia, de apuntar notas para hoy, para la semana que viene, o incluso para el mes y para el semestre. También permiten poner notas sobre las notas o hacer que salten en nuestra pantalla en el momento que se lo pidamos.
Sin embargo, hay varias razones por las que preferimos utilizar unos pequeños trozos de papel.
Primero: No quiero dedicar media hora a organizar mi día. Como decía al principio, organizar lo que tengo que hacer y luego hacerlo, para mí es como hacer lo mismo dos veces. Cuanto menos tiempo tenga que dedicar a esto de apuntar, mejor. Muchas de estas aplicaciones tienen un gran número de opciones que nunca necesitaremos utilizar y sin embargo están bien visibles y nos pueden hacer perder el foco sobre lo que estamos haciendo.
Segundo: En el móvil no se puede tachar la tarea. Bueno en realidad sí que se puede pero para hacerlo es necesario apretar un botón. Es mucho más rápido y satisfactorio coger un bolígrafo y tachar algo de manera casi instantánea.
Además, el hecho de ir tachando cada tarea poco a poco actúa como un potente reforzador que te permite mantener la motivación y el deseo por seguir finalizando cosas y continuar tachándolas. No hay mayor satisfacción que llegar al final del día para comprobar la cantidad de tareas que has conseguido terminar y tachar.
Tercero: Si lo que quieres es aumentar tu productividad, será necesario que elimines toda fuente de posibles distracciones. Y no hay mayor peligro que utilizar una aplicación de móvil o de escritorio para consultar tus tareas. En cualquier momento te puede saltar una notificación de WhatsApp o de redes sociales o recibir un inoportuno e-mail que te distraiga sobre lo que estabas haciendo.
¿Cuándo hay que elaborar cada una de las listas diarias?
Esto depende un poco de las preferencias individuales de cada uno. Hay personas que prefieren hacerlo por la mañana nada más despertar. Otras personas, por el contrario, prefieren hacerlo la noche anterior, como una manera de cerrar la jornada y establecer las bases de lo que será el día siguiente.
Es necesario puntualizar que en este artículo no hemos establecido una distinción entre tareas del ámbito personal o tareas relacionadas con el trabajo. Lo hemos metido todo “en el mismo saco”. Sin embargo, para algunas personas puede ser útil o bien tener dos listas diferentes (una personal y otra laboral) o bien dividir mediante una línea cada porción de papel y relegar cada mitad a cada uno de los ámbitos.
Si ya dispones de algún sistema que te permita organizarte y aumentar tu productividad, entonces te damos la enhorabuena. Sin embargo si perteneces al numeroso grupo de personas que se enfrentan al día a día sin un plan concreto bien definido, quizá este simple sistema que te hemos contado en este artículo pueda ayudarte a organizarte mejor.