Una carta responsiva es un tipo de documento que como su nombre lo indica busca establecer la responsabilidad sobre algo. La naturaleza de ese algo puede ser muy variada, pero conocer en términos generales lo que es una carta responsiva para qué sirve y las implicaciones que tiene la misma, es vital para enfrentarnos al mundo de las relaciones formales. Además te dejaremos unos tips para que sepas cómo redactar una carta responsiva.
Definición de carta responsiva
Una carta responsiva es un tipo de carta de carácter formal usada para asignar responsabilidades, en este sentido la responsabilidad se la puede estar asignando el remitente o señalando la responsabilidad del receptor o de un tercero.
Usualmente este tipo de documento es una forma de respuesta ante algún comunicado abierto, acusación directa o en el marco de algún proceso legal o empresarial.
¿Para qué sirve una carta responsiva?
Una carta responsiva no solo asigna la responsabilidad de alguien sobre algo en particular alrededor de los hechos sucedidos, sino que también indica el nivel de responsabilidad contractual que implica el hecho.
En el ámbito empresarial este tipo de cartas juegan un papel fundamental cuando las organizaciones son vastas o cuando las cadenas de mando son muy segmentadas, esto debido a que en ocasiones establecer el nivel de responsabilidad en un acontecimiento puede ser bastante tedioso para el personal administrativo puesto que el hecho probablemente ocurrió en una bodega o almacén, haciendo que los pormenores del hecho solo sean los aportados por las partes involucradas.
En este sentido sirve para aclarar los hechos y lograr su objetivo principal de establecer responsabilidades.
Este tipo de carta también es usada para hacer mediación en procesos de cobro u otro tipo de resolución de conflicto. Por ejemplo, el banco puede emitir una cuando un usuario esté en mora y se considere necesario ser pasado a cobros jurídicos. En este caso se le informa al usuario del préstamo las implicaciones de este suceso, su responsabilidad directa en la ocurrencia del hecho (por el no pago) y las responsabilidades contractuales que conlleva el proceso.
También es usual que en proyectos civiles, es decir proyectos de construcción, se usen este tipo de cartas cuando alguien se siente directamente afectado por el desarrollo de una obra de construcción. En este contexto el remitente puede estar solicitando casi cualquier cosa relacionada con el desarrollo de la construcción, puede ser el nivel de ruido, la suciedad, el tránsito, etc.
No siempre una carta responsiva tiene necesariamente que responder a un problema pasado, también se usa este formato para asignar responsabilidades contractuales para el uso de un espacio o equipo, o simplemente para hacer entrega oficial en transporte o bodegaje de algún mueble de alto valor. A su vez puede usarse para entregar mercancía o material delicado para hacer saber al receptor las responsabilidades e implicaciones de la recepción.
¿Cómo se hace una carta responsiva?
Como mencionamos anteriormente, una carta responsiva es un documento formal, por ende, este es el tono que debe usarse en cada frase de la misma, la idea central debe tener toda la relevancia y en la medida de lo posible ser altamente concisa, esto a fin de que se entienda claramente la responsabilidad, el responsable y las responsabilidades contractuales si son del caso.
Es importante que la carta aun manteniendo su formalidad procure mantener su lenguaje lo más sencillo posible, por esto debe evitarse el uso de palabras extrañas o muy técnicas, el lenguaje debe ser directo y sin adornos de estilo.
Las partes de una carta responsiva son:
Encabezado
Lo primero es el encabezado, como en todo documento formal el encabezado debe incluir una referencia geográfica del país, ciudad o municipalidad desde la que se emite. Además debe contener la fecha en la que se hace entrega de la misma.
Como es una carta responsiva, es importante que el encabezado incluya información detallada del remitente y de ser el caso de la persona a la que va dirigida. Recordemos que la carta trata de establecer responsabilidades, por ende este punto en el encabezado es vital.
Por último es recomendable dejar claro el asunto de la carta, esto ayuda a la clasificación de la misma y posiblemente agilice el proceso para que llegue a las manos indicadas y se le preste la atención requerida.
Cuerpo de una carta responsiva
El texto central es la parte más relevante de la carta, en esta parte es donde se dan a entender los motivos e implicaciones del comunicado. Al momento de redactar el cuerpo del mensaje, es recomendable escribir un borrador con los hechos que se van a describir y luego redactar un texto coherente con estos hechos.
Construye párrafos argumentativos, recuerda usar un lenguaje sencillo y procura ser breve en la descripción o en los argumentos, aunque de ser el caso no te preocupes por extenderte si la información a transmitir lo amerita.
Recuerda los tres puntos esenciales de una carta responsiva:
- Argumentar o exponer el motivo de la carta y los hechos ocurridos
- establecer el nivel de responsabilidad, propio o ajeno en los hechos narrados en la carta.
- Establecer el nivel de responsabilidad contractual y sus implicaciones de ser el caso.
Cierre
El cierre de una carta responsiva debe hacerse de manera formal con alguna de las fórmulas de cordialidad como: “Agradecido por su tiempo”, o “quedo atento a la respuesta”.
El documento es oficial, por lo que en la parte inferior debe contener un espacio para la firma. En caso de que estés presentando este tipo de documento es importante que lleves una copia para que firmen y sellen el recibido de la misma y puedas conservarlo.
En términos generales esto es lo que debes tener en cuenta para redactar una carta responsiva, o en caso de que tú seas el receptor, puedes comprender su utilidad.
Te recordamos que esto es una guía general para entender un poco mejor este tipo de documento, pero en caso que tengas dificultades a nivel de responsabilidad que involucren este tipo de proceso, lo ideal es que acudas con experto para que analice tu caso particular y pueda aconsejarte lo mejor posible.
Referencias bibliográficas
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ARAYA, M. N. G. 12-identificar distintos tipos de cartas actas, informes y otros documentos.
Villarrubia, R. G. G. (2008). Pseudo-Demetrio: Tipos de Cartas. Pseudo-Libanio: Clases de cartas. Cuadernos de Filología Clásica. Estudios Griegos e Indoeuropeos, 18, 381-382.