El éxito de un evento está determinado por tres elementos: la comida, la ubicación y el conferenciante. ¿Por qué el conferenciante? Porque este orador sabe lo que está haciendo y logra identificarse con los valores que se quieren transmitir al público que asiste a una reunión de forma educada, atractiva y cautivadora.
Por lo tanto, cuando planifiques un evento, no solo prestes atención al lugar y al refrigerio, sino también al conferenciante. ¿Qué debes buscar y dónde lo puedes conseguir?
El conferenciante adecuado
Un personaje conocido o no, involucrado en la política o en el mundo del entretenimiento, es el que tendrá la tarea de captar la atención del público con su oratoria y arte de hablar.
Antes de confiar la tarea a un orador en particular, debes aclarar bien tus ideas. La planificación del evento en detalle es esencial, y debes comenzar a hacerlo al menos 6 meses antes de la fecha establecida.
Los expertos sugieren comenzar a contactar a un hipotético conferenciante incluso 12 meses antes del evento. La elección debe hacerse teniendo en cuenta aspectos como: ¿cuál es el público del evento?, ¿cuál es el objetivo de la reunión?, ¿qué mensaje se quiere transmitir?
El presupuesto a tener en cuenta no se debe subestimar, pues un conferenciante podría costar mucho. En lugar de una celebridad o un autor famoso, puedes optar por alguien que tiene menos proyección, lo cual no le resta calidad.
Considera bien el grado de notoriedad del ponente en el que has pensado. Cuanto más famoso sea, mayor será su remuneración pero, por otro lado, podría constituir una publicidad que no debe subestimarse.
Dónde conseguir el conferenciante
Un consejo realmente útil es visitar las páginas web de las asociaciones organizadas por oradores, como Thinking Heads, que permitirán tener una primera idea de lo que puedes esperar encontrar.
No es una mala idea preguntar a amigos o colegas si han participado recientemente en algún evento interesante, si un conferenciante en particular se ha quedado en sus recuerdos, o si conocen a alguien que pueda presentarte al orador que tienes en mente.
Este es un enfoque excelente, porque tendrías una forma de entender exactamente qué sentimientos dejó este ponente en su audiencia.
Por otro lado, si eres un visitante habitual de las redes sociales, es mejor que desempolves a tus contactos profesionales en LinkedIn. Echa un vistazo a los perfiles de conocidos, investiga sobre el lanzamiento, suscríbete a algunos grupos que podrían ser una excelente herramienta para entrar en contacto con alguien realmente adecuado que solo necesitaba un trampolín.
Además de las redes sociales, otros medios para tu investigación pueden ser visitar los foros. Baraja también la posibilidad de visitar las universidades locales, que son un excelente taller para expertos en temas específicos. Aquí tendrás la oportunidad de conocer a oradores altamente calificados para que tu evento sea un éxito.
Por último, no olvides echar un vistazo a las publicaciones y revistas que te permitirán monitorear el panorama cultural del momento. Estas publicaciones especiales tienen mucho para ofrecerte.
Ponte en contacto con el conferenciante
Si es la primera vez que tienes una relación con la persona que has elegido, es recomendable que mantengas una actitud formal. Envía una invitación a través de un correo electrónico detallado, tal vez seguido de una llamada telefónica para explicar la propuesta.
No puedes esperar que la persona te acepte de inmediato, ya que muchos elementos deben ser evaluados y, finalmente, acordados juntos. Deberá verificar, por ejemplo, la disponibilidad de la fecha y los términos concretos del acuerdo, incluido el reembolso. ¡Luego a seguir preparando el evento!