La constancia laboral forma parte de los documentos de uso cotidiano de una empresa u organización. Este es un tipo de texto que se emite a favor del cuerpo laboral como recurso de evidencia de la pertenencia y participación en los ejercicios propios de la actividad comercial o social que se esté desarrollando.
Teniendo en cuenta que la constancia laboral es uno de los documentos que te van a exigir para diferentes trámites institucionales, hoy queremos hablar un poco sobre el tema.
¿Qué es una constancia laboral o una constancia de trabajo?
Una constancia laboral es un documento emitido por una organización, institución o empresa a modo de comprobante informativo sobre la participación de un individuo al interior de la misma. Esta debe cumplir con diversos parámetros según su finalidad.
Lo anterior quiere decir que una constancia laboral, constancia de trabajo o carta laboral tiene un formato predefinido pero del que se pueden descartar algunas partes según la finalidad de la carta o institución a la que esté dirigida.
Reconocer esto es importante porque existen múltiples documentos institucionales como la carta formal y cada uno difiere de acuerdo a su finalidad.
Solo como ejemplo, cuando la carta está dirigida a instituciones bancarias, los datos más relevantes son la relación laboral, tipo de contrato y salario, mientras que en una constancia de trabajo dirigida a la institución educativa de tus hijos lo más relevante es la relación laboral.
De igual manera, el destinatario de una constancia laboral puede llegar a tener distintas prioridades, pero si tal vez en tu caso debes escribir tu primera carta laboral para un empleado te dejamos una descripción del formato básico que puedes seguir para elaborar tu propio formato.
Formato de una constancia laboral
Lo primero que debes tener en cuenta es que una carta laboral o constancia laboral hace parte de la documentación oficial de la empresa y por ende debe corresponderse de manera adecuada con el manual de identidad corporativa si se cuenta con uno.
En caso de no contar con este, debes procurar que el formato visual de esta carta sea acorde con los demás documentos oficiales de la empresa o institución.
Encabezado
Es importante no perder de vista ni un segundo que estamos hablando de un documento oficial, por ello el protocolo debe ser estricto en cuanto a la fecha y ciudad, empresa que emite la constancia y potencial destinatario.
Además, el encabezado puede contener alguna de las fórmulas de cortesía introductorias que usualmente se usan en correspondencia oficial.
Cuerpo
El cuerpo de una carta laboral debe ser contundente y contener la información pertinente al carácter mismo de este tipo de documento, es importante usar un lenguaje informativo, sencillo pero a la vez que denote la seriedad del documento, es importante mantener el texto formal y recordar que se redacta en nombre de una organización o empresa.
Datos principales
Los principales datos que deben ser contenidos en una constancia laboral son: Nombres e identificación de la persona relacionada en el documento, la relación laboral entre la persona relacionada en el documento y la empresa, tiempo de inicio de dicha relación laboral y en caso de ser necesario tiempo de finalización de la misma. Actividades asignadas dentro de dicha relación laboral y horarios, salario u honorarios asignados para el cargo y funciones desempeñadas por la persona.
Firmas
Finalmente para el cierre de la constancia es importante que contenga las firmas del jefe directo de la persona y también del representante legal de la empresa. Además de los números de contacto donde se pueda confirmar o ampliar la información contenida en el documento.
¿Para qué sirve una constancia laboral?
Una constancia laboral o constancia de trabajo puede ser requerida en un sinnúmero de situaciones, toda vez que este documento es usado por diferentes instituciones para confirmar información que puede ser necesaria para el quehacer propio de su actividad comercial.
Este puede ser el caso de instituciones bancarias al momento de desembolsar o evaluar préstamos o beneficios. También de instituciones educativas o sistemas gubernamentales. También puede darse que el sistema de salud requiera dicho documento al momento de evaluar el tipo de aporte o al momento de realizar una inscripción.
Por otro lado, las constancias laborales son bastante necesarias al momento de postularse a un nuevo empleo, puesto que estas constancias dan cuenta de la veracidad de la información contenida en un CV u hoja de vida.
Ejemplo de una constancia laboral
A continuación recrearemos lo que es una constancia laboral básica con todos los elementos descritos en los apartados anteriores. El uso de la siguiente plantilla se deja a consideración del lector y en todo caso nos eximimos de cualquier responsabilidad derivada del uso de la misma.
09 de Octubre de 2021
Buenos Aires – Argentina
Asunto: Constancia laboral
A quien pueda interesar
Yo Juan Salvador Cantier con Identificación número 45987123 como jefe de personal de FGH LTDA empresa de la ciudad de Buenos Aires con registro legal número 0965124365, por medio de la presente doy fe de que el señor Edson Argumedo con identificación número 32178954 se encuentra actualmente trabajando para la empresa con contrato laboral a término indefinido desde el día 01 de enero de 2020, el señor Argumedo realiza labores pedagógicas para la empresa incluyendo pero no limitándose a conferencias, charlas, seminarios y clases. Estas labores son realizadas por 42 horas semanales devengando un salario de xxxxxxx al mes.
Cualquier duda o pregunta relacionada con esta constancia comuniquese al 555 0123
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Juan Salvador Cantier Freddy Lopez
Jefe de personal Representante legal
Como puedes ver en el ejemplo, realizar una constancia laboral es bastante sencillo siempre y cuando tengas presente la información esencial que debe tener.
En caso de que la persona no se encuentre trabajando actualmente para la empresa u organización, basta con modificar esa parte y en vez de colocar que se encuentra laborando actualmente se coloca que la persona trabajó para la empresa desde la fecha x hasta la fecha y, luego se continúa con la demás información tal como se muestra en el ejemplo.
Esperamos que este formato y la información sobre la constancia laboral te sean de suma utilidad en tus procesos de emprendimiento y de empresa, recuerda dedicarle un espacio importante a la documentación de tu empresa puesto que es una de las fuentes principales de comunicación que tienes con el exterior y lo ideal es que dicha comunicación hable lo mejor posible de tu marca y sus procesos.
Referencias bibliográficas
Molano Ceballos, D. F., & Zuñiga Garzón, D. S. (2021). Sistema web para la gestión del proceso de entrega, petición de cartas laborales y documentos básicos de contratación de la institución universitaria Antonio José Camacho.