Una carta formal es un tipo de texto que se usa principalmente para comunicarse con instituciones. La carta formal debe tener unas características básicas para ser considerada en efecto formal y no una simple correspondencia, por otro lado, el lenguaje usado en la misma debe ser tratado de acuerdo al contexto serio que se debe tener en este tipo de comunicación.
¿Qué es una carta formal?
La carta formal, como su nombre lo indica, es un comunicado con un carácter discursivo bastante conciso y cuya razón de ser debe ser explícita en todo momento. Es por esto que en la mayoría de los casos se enmarcan dentro de situaciones comunicativas formales que se destacan por su naturaleza informativa o expositiva.
Esto quiere decir que, una carta formal siempre y en todo caso se redacta con un fin bastante concreto y con un destinatario definido de antemano.
Usualmente las cartas formales son usadas por individuos del común para comunicarse con las instituciones, de acuerdo a lo establecido en el orden burocrático que debe imperar en toda organización se hace indispensable que toda comunicación dirigida a la misma deba tener el carácter formal, y cumplir con ciertos estándares mínimos para ser tenida en cuenta como documento de transito al interior de la organización o institución.
Por los motivos anteriormente expuestos las cartas formales no solo son usadas por individuos particulares sino por miembros de organizaciones para dirigirse tanto a otras como a sus mismas instituciones.
Es necesario resaltar que las cartas formales no solo deben tener un lenguaje bastante cordial y directo que exponga el tema con la mayor claridad y brevedad posible, siempre manteniendo el discurso en el margen de lo políticamente correcto.
Principales características de una carta formal
A continuación se describen las diferentes características de una carta formal tanto a nivel estructural como a nivel discursivo. Además, al final te contaremos un poco sobre cuáles son los casos en los que debes usar una carta formal y en cuales casos es mejor inclinarse por un tipo diferente de formato.
Recuerda que el formato de carta formal esta especialmente destinado al uso institucional pero esto no necesariamente quiere decir que en algunos casos no puedan aplicarse formatos alternativos.
Estructura de una carta formal
Más allá de su objetivo siempre serio y contundente, las cartas formales tienen un formato estructural bastante sencillo, por lo que esta parte no debe ser un problema. Pero debes tener cuidado, el formato es bastante sencillo pero por lo mismo es necesario que se mantenga en toda comunicación a través de carta formal.
Esto principalmente por que la estructura es tan sencilla que la falta de alguna de sus partes le haría perder gran parte de su razón de ser.
Este tipo de carta en su estructura consta de tres partes funcionales esenciales que a continuación describiremos al detalle.
Encabezado:
El encabezado es la parte superior de una carta formal. Si esta es remitida por una empresa o miembro de la misma se debe redactar en papel membrete con la respectiva imagen corporativa de la empresa u organización.
En el encabezado debe destacar la fecha a fin de tener claridad del momento de emisión y recibo del documento sin importar el tiempo que pase hacia el futuro, esto es bastante importante puesto que toda carta formal puede actuar como soporte legal llegado el momento.
En el encabezado también debe hacerse claridad sobre el remitente y el destinatario así como la ciudad o empresa desde la que se envía la carta. Por otro lado, el encabezado de un documento formal como lo es este tipo de carta debe evidenciar el asunto del que trata la carta.
Cuerpo o mensaje:
Puede decirse que esta es la parte más importante de toda carta no importa si es formal o no, aunque siempre hay que tener en cuenta lo mencionado anteriormente respecto a los demás componentes de la estructura de un comunicado formal, puesto que por ejemplo si este no cuenta con remitente y fecha puede ser un poco problemático establecer el carácter formal del mismo.
El cuerpo del mensaje debe iniciarse con un saludo y breve introducción en un tono bastante cordial, se recomienda el uso de diferentes fórmulas de cortesía que ayuden a dar pie a una comunicación asertiva en los términos de la formalidad requerida para el texto.
El mensaje como tal debe ser contundente, expresar de manera directa el asunto de la carta y dejar clara la necesidad o posición del remitente. Desde esta línea de sentido, la intención comunicativa implícita de este tipo de comunicaciones debe ser informar de un modo asertivo.
Usualmente este tipo de carta se usa para renuncias, solicitudes, informaciones puntuales, descargos y un sinfín de cosas que se pueden dar dentro del mundo de las instituciones y las organizaciones, por lo tanto es necesario que quede bastante claro el objetivo de la carta y en la medida de lo posible las motivaciones de la misma.
Despedida:
La despedida es el cierre del mensaje, usualmente se dan las gracias por la atención recibida, o se hace hincapié en la importancia del asunto tratado en la carta. Es importante que el cierre invite bien sea a una respuesta o al objetivo concreto que se desee con el comunicado.
Por otro lado, tras la despedida se marca el espacio para las respectivas firmas del remitente y/o del destinatario según sea el caso.
Usos de la carta formal
El uso de un documento formal es necesario bajo casi todas las circunstancias que competen a una empresa, pero no necesariamente para todos los casos, es importante entender que mas allá del tipo de organización o institución a la que te quieras dirigir es necesario tener claro si el tipo de comunicación requerido es de carácter formal o informal.
Esto suele ser bastante sencillo de tasar en el caso de cartas de renuncia, despidos, memorandos, quejas, reclamos, solicitudes directas etc.
Pero hay otros casos como los de personas externas a una organización que puedan por ejemplo estar pidiendo un patrocinio o algo por el estilo, en este caso la solicitud es muy formal pero el tipo de formato requerido puede ser un tanto más casual, puesto que en este tipo de carta se tienden a tratar asuntos formales y asuntos subjetivos o del orden de la opinión casi que de manera indiferenciada.
Por otro lado, es importante tener en cuenta que si la persona a la que se dirige la carta es un conocido o tiene referencia externa a lo aludido en la carta, esto no nos exime de seguir al pie de la letra los parámetros de las cartas formales puesto que no hacerlo puede traer complicaciones comunicativas y llegar incluso a involucrar temas que definitivamente no vengan al caso.
En términos generales, esto es lo que tienes que saber sobre las características de una carta formal.
Referencias bibliográficas
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